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數(shù)據(jù)應(yīng)該被保留還是被銷毀?

時間：2014年9月18日


　　對大多數(shù)企業(yè)來說，困擾他們的一大問題就是如何保存那些與日劇增的各種數(shù)據(jù)�！皵�(shù)據(jù)即是價值”這種說法也令企業(yè)對數(shù)據(jù)愈加重視。但最近卻有一種說法，企業(yè)或許可以將那些不必要的數(shù)據(jù)進行銷毀�！　槭裁茨�?有位律師認為將數(shù)據(jù)進行銷毀，是一種避免風險的方法。這是因為當用戶銷毀不需要的數(shù)據(jù)時，遵守電子郵件或文件的法律法規(guī)要求會變得更加容易，而且這意味著當法律要求調(diào)查電子取證時，舊文件已經(jīng)不復(fù)存在，可以減少法律風險。

　　律師事務(wù)所在談到很多企業(yè)都在努力保存多年的數(shù)據(jù)時說道：“企業(yè)內(nèi)有太多數(shù)據(jù)，很多都是不必要的數(shù)據(jù)�！钡斣V訟或其他法律調(diào)查要求提供有關(guān)信息時，企業(yè)需要聘請法律專家從大量數(shù)據(jù)中篩選出有用的數(shù)據(jù)，這種情況非常耗時,而且會耗費大量的人力和物力，同時還會提高法律風險�！斑@并不是我們應(yīng)該做的事情，”他表示，“對方律師會要求企業(yè)提供所存儲的每一條信息�！�

　　雖然數(shù)據(jù)銷毀的做法與現(xiàn)在的常規(guī)做法不同，但讓IT部門與法律部門合作創(chuàng)建一個“數(shù)據(jù)銷毀計劃”還是可以實現(xiàn)的。根據(jù)McFarland所說，這里有一些技巧，很多技巧依賴于“自我執(zhí)行機制”，它可以很好地通過中央電子文檔管理系統(tǒng)完成。

　　· 在法律允許的情況下，考慮設(shè)置一個電子郵件過渡階段，允許電子郵件能夠保存到個人文件夾，但“在一年后都會清除”。

　　· 設(shè)置共享文件夾。

　　· 只保留勞工法例下所需要的員工個人信息。

　　· 找出在特定行業(yè)具體類型的文件所必須保存的時限，并根據(jù)具體時間安排，時間到期后可以電子方式銷毀它們(以及紙質(zhì)文件)。

　　例如，根據(jù)該律師事務(wù)所所說，證券交易委員會要求保存的某些文件一定要手簽，并保留五年。在醫(yī)療保健行業(yè)，健康保險流通與責任法案(HIPAA)有6年的時限，具體有些細微差別。就業(yè)資格驗證表必須在聘用日起保存三年，或者在終止后保存一年，以較遲者為準。某些雇傭記錄必須從人事活動開始的日期開始保留一年。

　　每個行業(yè)也都有所不同。例如危險廢物的產(chǎn)生：美國聯(lián)邦和各州都要求保留清單和報告3年時間。對于污染物排放消除系統(tǒng)，采樣和監(jiān)測記錄必須保存三年。

　　現(xiàn)在的問題在于，企業(yè)并沒有考慮要銷毀數(shù)據(jù)，而是無休止地保存數(shù)據(jù)，這可能導(dǎo)致與存儲相關(guān)的技術(shù)過時的問題。

　　企業(yè)建立電子數(shù)據(jù)銷毀系統(tǒng)的最佳方式之一是使用文件管理系統(tǒng)，包括惠普Autonomy和微軟等在內(nèi)的工具，并開始學(xué)會銷毀數(shù)據(jù)。律師事務(wù)所再次強調(diào)：“企業(yè)真的沒有必要保存那么多數(shù)據(jù)。”

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